Eine Studie der Universität Bern zeigt auf, dass die Rekrutierungskosten nicht linear, sondern exponenziell ansteigen, je mehr Arbeitnehmende eingestellt werden. Die Gründe dafür sind vielfältig und nicht immer offensichtlich. Gleichzeitig verkompliziert der Fach- und Arbeitskräftemangel den Rekrutierungsprozess, was zusätzliche Kosten verursacht. Damit die Einstellungskosten nicht explodieren, sind nachhaltige Ansätze zur Gewinnung und Bindung von Arbeitskräften erforderlich.

Ein Artikel von Jean-Daniel Roth, MBA, Fachdozent Employer Branding

Variable Kosten entlarvt: Der (un)heimliche Kostentreiber im Recruitingprozess

Eine Studie der Universität Bern (Blatter et al., 2012) besagt, dass die Struktur der Kosten für die Rekrutierung von Fachkräften deutlich von der Unternehmensgrösse abhängt und im Durchschnitt zwischen 10 und 17 Wochengehältern schwankt. Die Analyse, die sich auf Daten aus einer umfassenden administrativen Unternehmensbefragung in der Schweiz stützt, offenbart zudem, dass die Rekrutierungskosten eine konvexe Struktur aufweisen. Das bedeutet, dass die Grenzkosten, also die Kosten für die Einstellung jedes weiteren Mitarbeitenden, mit der Anzahl der Einstellungen ansteigen und bis zu 6 Monatslöhne erreichen können. Die in der Studie verwendeten Zahlen haben sich in den letzten Jahren sicherlich etwas verändert. Die Gesamtkostenstruktur der Personalbeschaffung mit den direkten indirekten Kosten dürfte jedoch ähnlich geblieben sein.

Der Begriff „konvex“ in diesem Zusammenhang bezieht sich auf die Form der Kostenkurve, die die Beziehung zwischen der Anzahl der Einstellungen und den damit verbundenen Gesamtkosten darstellt. Eine konvexe Kostenkurve zeigt an, dass die zusätzlichen oder marginalen Kosten für jede weitere Einstellung zunehmen.

Ein interessantes Ergebnis der Studie ist das Fehlen einer Fixkostenkomponente, was darauf hindeutet, dass die variablen Kosten den grössten Anteil der Einstellungskosten ausmachen. Zudem wurde festgestellt, dass die Einstell- ungskosten generell mit den Qualifikationsanforderungen an die Bewerben den steigen und stark von den makroökonomischen Bedingungen beeinflusst werden. So führt beispielsweise ein Anstieg der Arbeitslosenquote um einen Prozentpunkt zu einer Reduktion der durchschnittlichen Einstellungs- kosten um mehr als 5 % (Blatter et al., 2012).

Eine Analyse von der ersten bis zur 30. Neueinstellung

Zu Beginn verzeichnen die zusätzlichen Kosten für die Einstellung neuer Mitarbeitende einen starken Anstieg, bleiben anschliessend mehr oder weniger stabil und erhöhen sich schliesslich erneut. Für die Einstellung des ersten Arbeitnehmenden fallen Kosten in Höhe von CHF 12’000 an. Danach klettern die zusätzlichen Kosten stetig auf CHF 17’500 für die Einstellung von weiteren zehn Mitarbeitenden und verharren in etwa auf diesem Niveau bis zur Einstellung von fünfzehn Arbeitnehmenden. Bei der Einstellung von mehr als fünfzehn Mitarbeitenden steigen die Kosten zunehmend an, da die zusätzlichen Kosten letztlich CHF 28’000 erreichen für die Einstellung von dreissig weiteren Mitarbeitenden. Mit durchschnittlichen Einstellungskosten von CHF 13’500 liegen die zusätzlichen Kosten für die dreissigste Einstellung mehr als doppelt so hoch. Ein Vergleich der Kosten von der ersten bis zur zehnten Einstellung zeigt einen Anstieg der zusätzlichen Kosten um fast 45%. Somit weisen die Ergebnisse auf einen ausgeprägten Grad der Konvexität der Einstellungskosten hin. (Blatter et. al 2012). – Dabei gibt es Unterschiede zwischen einem Arbeitgeber- und einem Arbeitnehmermarkt.

Kurve variable Kosten nach Anzahl der rekrutierten Arbeitskräfte

Abbildung: Blatter, M. et al. (2012)

Szenarien Arbeitgeber- und Arbeitnehmermarkt

Variable Kosten in einem Arbeitgebermarkt:
Man stelle sich vor, ein Unternehmen möchte sein Team in einem Arbeitgebermarkt erweitern. Ein Arbeitgebermarkt tritt dann ein, wenn es mehr Arbeitskräfte als Stellen gibt. Die ersten paar Einstellungen sind relativ kostengünstig, da der Pool an qualifizierten Bewerbern gross ist und die Integration neuer Mitarbeitenden in das Team unkompliziert verläuft. Nach einigen Einstellungen wird es jedoch schwieriger, weitere qualifizierte Kandidaten zu finden, was den Rekrutierungsaufwand und damit die Kosten erhöht. Gleichzeitig erfordert die Einarbeitung einer grösseren Anzahl neuer Mitarbeitenden zusätzliche Ressourcen und Zeit für Training und Anpassung, was ebenfalls zu einem Anstieg der Gesamtkosten führt.

Variable Kosten in einem Arbeitnehmermarkt:

In einem Arbeitnehmermarkt, in dem die Nachfrage nach qualifizierten Arbeitskräften das verfügbare Angebot übersteigt, sind Unternehmen im Vergleich zu einem Arbeitgebermarkt mit einer Reihe von Herausforderungen und Dynamiken konfrontiert, die einzigartig sind. Im Gegensatz zu einem Arbeitgebermarkt sind die Kosten für die Einstellung neuer Mitarbeitenden von Beginn weg höher. Dies, weil qualifizierte Kandidaten seltener sind und dadurch die Rekrutierungsphase (time to fill) länger und intensiver wird. Die Anreize (Benefits), die geschaffen werden müssen, um Talente anzuziehen, und ein tendenziell steigendes Lohnniveau sind weitere Kostentreiber.

Drei weitere Faktoren für die Zunahme der variablen Kosten

Das Konzept der marginalen Kosten ist fundamental in der Ökonomie und hilft bei der Analyse und Entscheidungsfindung in Bezug auf Produktion und Einstellung. Folgend wird auf drei kostentreibende Faktoren eingegangen:

Auswahlprozess: Mit zunehmender Anzahl von Einstellungen kann es notwendig werden, den Auswahlprozess zu intensivieren, um sicherzustellen, dass die neuen Mitarbeitende den Anforderungen entsprechen. Mit jeder neuen Einstellung steigt das Risiko, dass ein weniger qualifizierter Kandidat ausgewählt wird, insbesondere wenn der Pool der verfügbaren und qualifizierten Bewerber schrumpft. Um die Qualität der Einstellungen aufrechtzuerhalten und sicherzustellen, dass die neuen Mitarbeitenden den Anforderungen des Unternehmens entsprechen, müssen die Auswahlverfahren genauer und umfassender gestaltet werden. Dies kann zu längeren und kostenintensiveren Interview- und Bewertungsverfahren führen.

Einarbeitung und Training: Neue Mitarbeitende müssen in die Unternehmenskultur eingeführt, geschult und auf ihre Aufgaben vorbereitet werden. Mit jeder zusätzlichen Einstellung steigt der Bedarf an Ressourcen für Training und Einarbeitung, was die Kosten erhöht. Denn neue Mitarbeitende bringen unterschiedliche Vorerfahrungen und Kompetenzniveaus mit, was bedeutet, dass Schulungsprogramme oft massgeschneidert werden müssen, um spezifische Lücken zu schliessen. Zudem geht eine Einführung in die Unternehmenskultur über die reine Wissensvermittlung hinaus. Sie erfordert interaktive und oft zeitintensive Aktivitäten, wie Workshops, Mentoring und Teambuilding-Events, um neuen Mitarbeitenden die Werte, Normen und Arbeitsweisen des Unternehmens näherzubringen. Dies erfordert mehr Zeit für die Planung und Durchführung.

Integration in Teams: Die Integration einer grösseren Anzahl neuer Mitarbeitenden kann Herausforderungen mit sich bringen, insbesondere wenn es um die Aufrechterhaltung der Teamdynamik und -effizienz geht. Teams entwickeln im Laufe der Zeit bestimmte Arbeitsweisen, Kommunikationsstile und Beziehungsgeflechte. Die Einführung neuer Mitglieder kann diese etablierten Dynamiken stören, was zu Konflikten, Missverständnissen oder einer Verringerung des Zusammenhalts führen kann. Die Anstrengungen, solche Störungen zu bewältigen und die Teamdynamik wiederherzustellen, verursachen indirekte Kosten durch Management-Zeit und möglicherweise notwendige Teambuilding-Massnahmen.

Einstellungskosten und Anteil Unternehmen pro Kostengruppe 

Abbildung: Blatter, M. et al. (2012)

Die Einstellungskosten sind in Schweizer Franken (CHF) angegeben, und die X-Achse repräsentiert die durchschnittlichen Kosten, die für die Besetzung einer freien Stelle aufgewendet werden. Die Y-Achse zeigt die Fraktion (oder den Anteil) von Unternehmen, die zu jeder Kostengruppe gehören.

Entwicklung des Kostenniveaus in einem Arbeitnehmermarkt

In einem Arbeitnehmermarkt, also in Zeiten eines Fachkräftemangels, kann man erwarten, dass die Einstellungskosten für Unternehmen steigen. Dies liegt daran, dass Unternehmen mehr Anstrengungen und Ressourcen investieren müssen, um geeignete Kandidaten zu finden und zu rekrutieren. Sie könnten beispielsweise höhere Löhne bieten, mehr in das Branding als attraktiver Arbeitgeber investieren oder zusätzliche Mittel in den Rekrutierungsprozess stecken, wie etwa für Headhunting oder umfangreichere Bewerbungsprozesse. Diese Kostentreibenden Faktoren haben einen direk- ten Einfluss auf das Kostenniveau der Einstellungskosten und würde sich wie folgt auf das Histogram auswirken:

1. Verschiebung des Medians und des Mittelwerts: Sowohl der Median als auch der Mittelwert würden wahrscheinlich steigen, da die generellen Kosten für die Einstellung über alle Unternehmen hinweg zunehmen würden.
2. Modus: Auch der am häufigsten vorkommende Wert könnte ansteigen, wenn mehr Unternehmen vergleichbar hohe Kosten aufwenden.
3. Standardabweichung: Diese könnte ebenfalls steigen, da es eine grössere Streuung in den Einstellungskosten geben könnte – einige Unternehmen müssen möglicherweise deutlich mehr investieren, um die besten Talente anzuziehen.
4. Schiefe: Das Histogramm könnte noch rechtsschiefer werden, mit noch längeren Schwänzen auf der hohen Kostenseite, da einige Unternehmen möglicherweise extrem hohe Kosten tragen müssen, um in einem wettbewerbsintensiven Markt Fachkräfte zu rekrutieren. Das resultierende Histo-gramm würde also eine Verschiebung nach rechts zeigen, mit einer breiteren Verteilung und möglicherweise einer stärkeren Rechtsschiefe, was darauf hinweist, dass höhere Kosten immer häufiger auftreten.

Dynamik der Einstellungskosten in einem Arbeitnehmermarkt

Abbildung: vgl. Blatter, M. et al (2012)

Die Einstellungskosten nehmen in einem Arbeitnehmenden-Markt exponentiell  zu. Diese Kosten gilt es in der Kostenplanung zu berücksichtigen.

Empfehlung

Um die Rekrutierungskosten zu verteilen, und damit den Liquiditätsgrad zu schonen, empfiehlt sich eine entsprechende Personalstrategie, die zukünftige Bedarfe antizipiert und demografische Risiken (alternde Belegschaften) berücksichtigt. Gleichzeitig gilt es, durch eine starke Arbeitgebermarke bestehende Mitarbeitende zu halten und neue Talente zu gewinnen, um Fachkräfteengpässe zu vermeiden. Die Senkung der Fluktuationsrate durch eine gezielte Employer Branding Strategie kann zudem eine exponentielle Kostenentwicklung (Marginalkosten) dämpfen, die entsteht, wenn viele Fachkräfte auf einmal eingestellt werden müssen.

Weitere Empfehlungen für KMU nach Thema geordnet

Die steigenden Einstellungskosten in einem Arbeitnehmermarkt und deren potenzielle Auswirkungen auf den Cashflow stellen insbesondere für kleinereund mittlere Unternehmen (KMU) eine erhebliche Herausforderung dar. Hier sind einige wichtige Hinweise die KMU helfen können, diese Herausforderungen zu bewältigen:

1. Detaillierte Budgetierung: KMU sollten eine detaillierte Budgetplanung für den Rekrutierungsprozess erstellen, die alle direkten und indirekten Kosten berücksichtigt. Dazu gehören nicht nur die offensichtlichen Kosten wie Stellenanzeigen und Agenturgebühren, sondern auch die weniger offensichtlichen, wie Zeit für Interviews und Onboarding.
2. Cashflow-Management: Aktives Cashflow-Management, einschliesslich der Überwachung von Ein- und Auszahlungen, kann KMU dabei unterstützen, finanzielle Engpässe zu vermeiden. Dazu gehört auch die Sicherstellung, dass genügend Liquidität vorhanden ist, um alle Betriebskosten, einschliesslich Rekrutierungskosten, zu decken.
3. Vorausschauende Planung: Langfristige Personalplanung kann helfen, zukünftige Einstellungsbedürfnisse zu antizipieren und finanzielle Ressourcen entsprechend zu allozieren. Durch die Planung im Voraus können Unternehmen Cashflow-Schwankungen besser abfangen und vermeiden, in finanzielle Engpässe zu geraten.
4. Effizienzsteigerung im Rekrutierungsprozess: Durch die Optimierung des Rekrutierungsprozesses können Kosten gesenkt werden. Dies kann durch den Einsatz von Technologien zur Bewerberverwaltung, die Verfeinerung der Auswahlkriterien und die Implementierung effektiverer Onboarding-Verfahren erreicht werden.
5. Flexibilität in der Arbeitsgestaltung: Die Nutzung von Teilzeitkräften, Freelancern oder Zeitarbeitskräften kann eine flexible und kosteneffiziente Alternative zur Einstellung von Vollzeit-Mitarbeitenden sein, insbesondere wenn der Arbeitsbedarf saisonal schwankt oder projektbezogen ist.
6. Investition in Mitarbeiterentwicklung und -bindung: Langfristige Investitionen in die Entwicklung und Bindung des bestehenden Personals erweisen sich als kosteneffektiver im Vergleich zur kontinuierlichen Anwerbung neuer Mitarbeitenden. Durch gezielte Massnahmen zur

Mitarbeiterbindung lässt sich die Fluktuation verringern, wodurch die mit der Rekrutierung verbundenen Kosten sinken. Eine solche Strategie zur Mitarbeiterbindung sollte ein zentraler Bestandteil der Employer Branding Strategie des Unternehmens sein, um die Attraktivität als als Arbeitgeber zu steigern und somit die Effizienz der Personalbeschaffung und -erhaltung langfristig zu sichern.

Referenzen

Blatter, M., Muehlemann, S., & Schenker, S. (2012). The costs of hiring skilled workers. European Economic Review, 56(1), 20–35. https://doi.org/10.1016/j.euroecorev.2011.08.001

Kriegler, W. R. (2015). Praxishandbuch Employer-Branding: mit starker Marke zum attraktiven Arbeitgeber werden. Haufe-Lexware